Rykkerforslag BOT

Robotten startes og opgaven kommer i kø

• Robotten starter automatisk på de fastsatte tidspunkter under “Kørsel indstillinger” (se opsætningsguide for mere info).

• Ønsker du ikke at robotten starter automatisk på faste tidspunkter, så kan du deaktiver den automatiske kørsel og i stedet starte den manuelt inde i robottens instruksark fra den røde knap "Start rykkerflow nu", når du ønsker den skal arbejde.

  • BEMÆRK: Robotten kan også startes manuelt direkte fra det særskilte Google Sheet, hvori robotten præsenterer nye rykkerforslag til godkendelse (se opsætningsguide). Her bruges knappen "Hent nye rykker forslag".

• Når robotten er startet, så kan du, uanset om det er  en kørsel på faste tidspunkter eller en kørsel du manuelt har startet, se en besked i feltet "Robot status" inde i robottens instruksark, hvor der står "Venter på robot".

• Opgaven kommer i KØ på serveren, hvorfra robotten arbejder. Robotten starter op på selve opgaven, så snart opgaverne der er foran i køen er slut. 

• Hvis mange opgaver er sat i kø på samme tid, så kan der gå nogle timer med status "Venter på robot" før opgaven går igang .

• Oftest er køen dog kort og robotten starter på opgaven indenfor få minutter. 

Robotten kører og løser opgaven

Opgaven startes i e-conomic

• Efter køen, kører robotten på Officebots server, hvorfra den logger ind i e-conomic og påbegynder håndtering af opgaven.

• Indimellem oplever robotten, at e-conomic er nede, svarer langsomt eller lignende, som forhindrer den i at løse sin opgave. Når dette sker, så forsøger robotten automatisk, at starte sig selv igen og bliver ved med dette indtil den bliver færdig med sin opgave.

Validering af indstillinger

• Hvis der i robottens opsætninger er indtastet oplysninger, som ikke eksisterer i e-conomic, eksempelvis kundenumre eller betalingsbetingelser der ikke findes, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at disse ting skal rettes til i opsætningen i robottens instruksark (se opsætningsguide).

  • Du kan i såfald rette disse indtastninger i robottens instruksark og manuelt starte robotten igen med det samme. 

Kontrol af bankforbindelse

• Hvis der i robottens opsætninger (se opsætningsguide) er indtastet enten Smartbank bankforbindelser og / eller Bankdata BOT bankforbindelser, som skal være aktive, så starter denne robot med at tjekke, om de pågældende bankforbindelser har status aktiv.  Hvis der er inaktive bankforbindelser, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at disse bankforbindelser er inaktive.

  • Du skal / bør i såfald gøre følgende: 

    • 1) Genetabler bankforbindelsen 

    • 2) Når banken er synkroniseret kan du aktivere en manuel start af Indbetalings BOT, således den bogfører alle evt. ikke bogførte indbetalinger 

    • 3) Herefter kan du fra Rykkerflow opsætningsarket aktivere rykkerflowet igen (lave en manuel start). OBS! Uagtet om du laver en manuel start af dit rykkerflow, så vil dette starte igen automatisk på de eventuelle tidspunker, hvor robotten er tidsinstillet til at starte automatisk (se opsætningsguide).    

Kontrol af kladdeposteringer

• Inden robotten opretter nye rykkerskrivelser kan den, hvis den er indstillet til det (se opsætningsguide), kontrollere om der ligger kladdeposteringer med indbetalinger i en (eller flere) kassekladder.

• Hvis der er kladdeposteringer i den/de valgte kladder som ikke er bogført, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at der ligger indbetalinger i kladder, som ikke er bogført og linke til en liste med disse. 

• Når du har kontrolleret listen med disse kladdeposteringer, så kan du sætte robotten igang igen via en start knap direkte fra listen.

Udligning af åbne poster

• Inden robotten opretter nye rykkerskrivelser kan den, hvis den er indstillet til det (se opsætningsguide), anvende e-conomics indbyggede funktionalitet til udligning af åbne poster på tværs af alle debitorer under fanen "Salg" i e-conomic.

  • Så robotten ved hjælp af e-conomics funktionalitet til formålet sikrer, at aconto indbetalinger der udligner flere forskellige fakturaer, kreditnotaer til kunder osv. er udlignet op imod åbne fakturaer inden rykkerudsendelse.

• Robotten kan betjene denne funktionalitet på 100% samme måde som et menneske og lave flere forskellige kørsler med udligning af åbne poster på baggrund af forskellige indstillinger for hvordan dette skal gøres (se opsætningsguide).

Oprettelse og godkendelse af forslag til nye rykkerskrivelser / betalingspåmindelser

• Robotten undersøger hvilke kunder der skal have nye rykkerskrivelser af de forskellige typer i e-conomic. Hvis der i opsætningsarket er indtastet særskilte instruktioner om kunder eller kundegrupper, som skal undtages rykkerkørsel, så filtrerer robotten selv disse fra inden den danner forslag til nye rykkerskrivelser.

• Når robotten har undersøgt, hvilke kunder der skal have rykkerskrivelser, så sender den en e-mail til den / de ønskede modtagere (se opsætningsguide) med et overblik over / forslag til hvilke rykkere der kan sendes.

• Når et menneske har godkendt de ønskede rykkerskrivelser og trykket på knappen "Send rykkere", så starter robotten op igen, logger ind i e-conomic og sender de godkendte rykkere afsted udfra de givne instrukser den har fået til, hvordan rykkerne skal laves (se opsætningsguide).

Statusmail efter afsluttet rykkerflow

• Du modtager en statusmail ved endt kørsel, hvis denne funktion er tilvalgt (se opsætningsguide). I statusmailen kan du se hvem robotten har sendt rykkere til samt hvilken type rykker dette drejede sig om (1,2 eller 3).

Hvordan takseres vores brug af denne robot hos Officebot?

Når RykkerForslag BOT aktiveres hos en klient, så takseres dit / jeres timesagsregnskab hos Officebot med 1,00 times fakturerbart arbejde pr. måned for arbejdet udført af robotten hos denne klient.

BEMÆRK:

Brugen af alle robotter i jeres værktøjskasse gøres op i timer / timers fakturerbart arbejde udført af robot pr. måned. Jeres partner abonnement hos Officebot  inkluderer op til og med X-antal timers fakturerbart robotarbejde pr. måned opgjort efter nedenstående standardtaksering.

Hvormeget bør vi selv fakturere vores klient for brugen af denne robot? 

Vi oplever at vores partnere generelt fakturerer deres klienter et honorar svarende til mellem 1,00 og 5,00 timers fakturérbart menneske arbejde pr. måned, for det arbejde, som udføres af en RykkerForslag BOT hos den enkelte klient. 

BEMÆRK:

Vores partnere tager normalt udgangspunkt i, hvor stor opgaven ville have været for en menneskelig ansat, hvis mennesket skulle håndtere opgaven hos den enkelte klient med først at give klienten overblik over debitorer der kan / bør rykker og efterfølgende, at oprette og sende godkendte rykkere til disse debitorer (hvorlang tid det på månedsbasis ville tage for et menneske, at løse opgaven i samme interval som robotten løser opgaven / eller hvor lang tid det har taget mennesket på månedsbasis tidligere).

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter.