DebitorDiff BOT

Inden man starter robotten første gang

• Tjek indstillinger i fanerne "Opsætning | Generelt" og "Opsætning | Diff definition" er korrekte.

  • Tag stilling til indstillinger i fanen "Opsætning | Generelt". Eksempelvis kontonummer, hvor eventuelle differencer skal placeres i celle B3.

  • I fanen "Opsætning | Diff definition", vælges de forskellige valutaer, som robotten skal rydde op i. Ud for hver valuta vælger man minimum grænse for, hvad robotten må anse som en difference. I kolonne B, vælger man om grænsen skal defineres som et fast beløb (f.eks. 20 kr., 20 eur. osv.), eller om grænsen skal defineres som en procent, at det samlede fakturabeløb. (f.eks. 0,5%). I kolonne C indsættes beløb eller procentsats.

Robotten startes

• Robotten starter automatisk på de fastsatte tidspunkter under fanen "Opsætning | Kørsel". 

• Ønsker du ikke, at robotten starter automatisk på faste tidspunkter, kan du deaktivere den automatiske kørsel og i stedet for starte den manuelt inde under samme fane. 

  • For at deaktivere den automatiske kørsel, skal felterne under "Gentagelse" og "klokkeslæt" stå tomme inde i fanen "Opsætning | Kørsel".

  • Den manuelle kørsel kan foretages ved at trykke på boksen under "Kør hurtigst muligt (indenfor kommende time).

• Opgaven kommer først i KØ på vores servere, hvorfra robotten arbejder. Robotten går i gang med den pågældende opgave, når opgaven foran i køen er slut.

Robotten kører og løser opgaven

Opgaven startes i E-conomic

• Efter køen kører robotten på Officebots server, hvorfra den logger ind i e-conomic og påbegynder håndteringen af opgaven.

• Indimellem oplever robotten, at E-conomic er nede, svarer langsomt eller lignende, hvilket forhindrer den i at løse sin opgave. Når dette sker, så forsøger den at genstarte processen op til 4 gange i forsøget på, at blive færdig med opgaven. 

  • Hvis E-conomic er nede i en længere periode ad gangen, så vil dette desværre betyde, at robotten ikke kan gennemføre opgaven (før den er indstillet til at køre igen).

• Robotten logger ind i den pågældende aftale, og finder frem til de åbenstående kundefakturaer, som har en åben restsaldo der er forskellig fra den oprindelige fakturatotal.

• Robotten undersøge alle åbne kundefakturaer, som er udstedt i de valutaer der er sat regler op for i fanen "Opsætning | Diff definitioner".

  • BEMÆRK: Reglerne for hvad der er en "små difference", som robotten må udligne, kan særskilt valuta for valuta defineres, som op til og med enten et fast beløb eller en fast procentsats af den oprindelige fakturatotal. 

• Hvis en åben restsaldo ligger inden for de grænseværdier, som er blevet defineret i "Opsætning | Diff definition", så vil robotten registrere det åbne beløb, valuta og fakturanummer.  

• Robotten vil til sidst oprette kladdeposteringer med udligning af de fundne differencer. Dette foregår i den valgte kassekladde under fanen "Opsætning | Generelt". 

• Kladdeposteringerne laves af typen "kundeindbetalinger", hvor modposteringen i stedet for en bankkonto, er den valgte konto fra kontoplanen i fanen "Opsætning | generelt". 

• Når robotten posterer udligningen af de åbne differencer den har fundet, så kan den gøre dette med den oprindelige fakturadato, som posteringsdato. I 99% af alle tilfælde indstilles den dog i stedet til, at posteringsdato skal være robottens kørselsdato - altså den dato, hvor robotten arbejder og konstaterer differencen. Husk robotten kan indstilles til at køre automatisk hver dag.

• Til sidst bogføres kladden automatisk - DOG kun hvis denne indstilling er valgt i fanen "Opsætning | Generelt" (alternativt efterlades posteringerne som kladder til menneskelig godkendelse før bogføring).

Præsentation af resultater i robottens transaktions log

• Efter endt kørsel vil alle differencer, som robotten har fundet og håndteret, kunne ses i robottens transaktions log. Dette uanset om differencen er bogført eller ligger som en kladdepostering i den valgte kassekladde. Robottens log findes i opsætningsarkets fane "Transaktions log | Bogførte differencer".

Kommer snart

Hvordan takseres vores brug af denne robot hos Officebot?

Når DebitorDiff BOT aktiveres hos en klient, så takseres dit / jeres timesagsregnskab hos Officebot med 0,25 times fakturerbart arbejde pr. måned for arbejdet udført af robotten hos denne klient.

BEMÆRK:

Brugen af alle robotter i jeres værktøjskasse gøres op i timer / timers fakturerbart arbejde udført af robot pr. måned. Jeres partner abonnement hos Officebot  inkluderer op til og med X-antal timers fakturerbart robotarbejde pr. måned opgjort efter nedenstående standardtaksering.

Hvormeget bør vi selv fakturere vores klient for brugen af denne robot? 

Vi oplever at vores partnere generelt fakturerer deres klienter et honorar svarende til mellem 0,25 og 1,00 times fakturérbart menneske arbejde pr. måned, for det arbejde, som udføres af en DebitorDiff BOT hos den enkelte klient. 

BEMÆRK:

Vores partnere tager normalt udgangspunkt i, hvor stor opgaven ville have været for en menneskelig ansat, hvis mennesket skulle løse opgaven med, at finde og udligne små differencer på debitorer løbende (hvorlang tid det på månedsbasis ville tage for et menneske, at løse opgaven i samme interval som robotten løser opgaven / eller hvor lang tid det har taget mennesket på månedsbasis tidligere).

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter.