Rykker BOT

Robotten startes og opgaven kommer i kø

• Robotten starter automatisk på de fastsatte tidspunkter under “Kørsel indstillinger” (se opsætningsguide for mere info).

• Ønsker du ikke at robotten starter automatisk på faste tidspunkter, så kan du deaktiver den automatiske kørsel og i stedet starte den manuelt inde i robottens instruksark fra den røde knap "Start rykkerflow nu", når du ønsker den skal arbejde.

• Når robotten er startet, så kan du, uanset om det er  en kørsel på faste tidspunkter eller en kørsel du manuelt har startet, se en besked i feltet "Robot status" inde i robottens instruksark, hvor der står "Venter på robot".

• Opgaven kommer i KØ på serveren, hvorfra robotten arbejder. Robotten starter op på selve opgaven, så snart opgaverne der er foran i køen er slut. 

• Hvis mange opgaver er sat i kø på samme tid, så kan der gå nogle timer med status "Venter på robot" før opgaven går igang .

• Oftest er køen dog kort og robotten starter på opgaven indenfor få minutter. 

Robotten kører og løser opgaven

Opgaven startes i e-conomic

• Efter køen, kører robotten på Officebots server, hvorfra den logger ind i e-conomic og påbegynder håndtering af opgaven.

• Indimellem oplever robotten, at e-conomic er nede, svarer langsomt eller lignende, som forhindrer den i at løse sin opgave. Når dette sker, så forsøger robotten automatisk, at starte sig selv igen og bliver ved med dette indtil den bliver færdig med sin opgave.

Validering af indstillinger

• Hvis der i robottens opsætninger er indtastet oplysninger, som ikke eksisterer i e-conomic, eksempelvis kundenumre eller betalingsbetingelser der ikke findes, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at disse ting skal rettes til i opsætningen i robottens instruksark (se opsætningsguide).

  • Du kan i såfald rette disse indtastninger i robottens instruksark og manuelt starte robotten igen med det samme. 

Kontrol af bankforbindelse

• Hvis der i robottens opsætninger (se opsætningsguide) er indtastet enten Smartbank bankforbindelser og / eller Bankdata BOT bankforbindelser, som skal være aktive, så starter denne robot med at tjekke, om de pågældende bankforbindelser har status aktiv.  Hvis der er inaktive bankforbindelser, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at disse bankforbindelser er inaktive.

  • Du skal / bør i såfald gøre følgende: 

    • 1) Genetabler bankforbindelsen 

    • 2) Når banken er synkroniseret kan du aktivere en manuel start af Indbetalings BOT, således den bogfører alle evt. ikke bogførte indbetalinger 

    • 3) Herefter kan du fra Rykkerflow opsætningsarket aktivere rykkerflowet igen (lave en manuel start). OBS! Uagtet om du laver en manuel start af dit rykkerflow, så vil dette starte igen automatisk på de eventuelle tidspunker, hvor robotten er tidsinstillet til at starte automatisk (se opsætningsguide).    

Kontrol af kladdeposteringer

• Inden robotten opretter nye rykkerskrivelser kan den, hvis den er indstillet til det (se opsætningsguide), kontrollere om der ligger kladdeposteringer med indbetalinger i en (eller flere) kassekladder.

• Hvis der er kladdeposteringer i den/de valgte kladder som ikke er bogført, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at der ligger indbetalinger i kladder, som ikke er bogført og linke til en liste med disse. 

• Når du har kontrolleret listen med disse kladdeposteringer, så kan du sætte robotten igang igen via en start knap direkte fra listen.

Udligning af åbne poster

• Inden robotten opretter nye rykkerskrivelser kan den, hvis den er indstillet til det (se opsætningsguide), anvende e-conomics indbyggede funktionalitet til udligning af åbne poster på tværs af alle debitorer under fanen "Salg" i e-conomic.

  • Så robotten ved hjælp af e-conomics funktionalitet til formålet sikrer, at aconto indbetalinger der udligner flere forskellige fakturaer, kreditnotaer til kunder osv. er udlignet op imod åbne fakturaer inden rykkerudsendelse.

• Robotten kan betjene denne funktionalitet på 100% samme måde som et menneske og lave flere forskellige kørsler med udligning af åbne poster på baggrund af forskellige indstillinger for hvordan dette skal gøres (se opsætningsguide).

Statusmail efter afsluttet rykkerflow

• Du modtager en statusmail ved endt kørsel, hvis denne funktion er tilvalgt (se opsætningsguide). I statusmailen kan du se hvem robotten har sendt rykkere til samt hvilken type rykker dette drejede sig om (1,2 eller 3).
  
  

Skal et menneske godkende nye rykkere før de oprettes automatisk af robot? 

Har du brug for et rykkerflow, hvor et mennesker godkender nye rykkere før de oprettes , så kan du aktivere RykkerForslag BOT sammen med Rykker BOT. Se mere her: Guide til RykkerForslag BOT

Dette vil medføre, at mennesket modtager en liste med nye rykkerskrivelser af hver type, som bør sendes nu ifølge e-conomic samt robottens indstillinger for hvem der må få rykkere. Listen kan vises både være specificeret med de poster der rykkes for og alternativt som én række pr. rykker pr. kunde.

Mennesket kan godkende hele listen ved ét klik eller alternativt godkende / fravælge godkendelse af enkelte rykkere.

Herefter kan mennesket trykke "Start", hvorefter robotten logger ind i e-conomic og sender alle de rykkere, som den har fået lov til af mennesket.

 
Sådan får du Indbetalings BOT (eller eksterne APPs) og Rykker BOT til at arbejde sammen og sikre, at kunder som allerede har betalt ikke får rykkere

Når du (eller Officebot) opsætter instruksarket til Rykker BOT, så kan det vælges at robotten skal kontrollere om der ligger ikke bogførte kladdeposteringer i bestemte kassekladder.

Samtidig kan du vælge at Indbetalings BOT skal oprette eventuelle indbetalinger, som den ikke kan matche selv, som kladdeposteringer i den / de valgte kassekladder (metoden virker også med kassekladder, hvori der oprettes indbetalinger via eksterne APPs, som Kontolink, Farpay m.fl.). 

Når du aktiverer denne kontrol, så vil robotten sætte den automatiske udsendelse af rykkere på pause (dvs. inden rykkere bliver sendt), hvis der ligger kladdeposteringer i den eller de valgte kladder og sende dig en orientering herom via e-mail.

Du kan i den e-mail du modtager se hvilke kladdeposteringer det drejer sig om, OG du kan starte robotten igen direkte fra e-mailen, hvis Rykker BOT må ignorere at disse kladdeposteringer eksisterer eller bogføre dem og derefter starte den automatiske rykkerudsendelse via Rykker BOT.   

Sådan styrer du antal dage der går mellem automatiske rykkerskrivelser ved hjælp af respit (dage)

Betalingspåmindelser og rykkerskrivelser bør udstedes med 0 dages betalingsfrist, da de pågældende tilgodehavender på rykkeren jo allerede har overskredet sin oprindelige betalingsfrist.

Når du (eller Officebot) opsætter de automatiske rykkerkørsler i instruksarket til Rykker BOT, så kan du sikre at ingen kunder modtager en rykker 2 eller en rykker 3 tidligere end eksempelvis 10 dage efter de modtog den forudgående rykker for den / de samme ubetalte fakturaer.

Skal der gå 10 dage, så skal du blot indtaste tallet "10" i feltet "Respit(dage)", når du indstiller kørsler for henholdsvis rykker 2 og rykker 3 skrivelser. 

Ved at gøre dette, så sørger e-conomic for, at der ikke kan laves en rykker 2 (eller rykker 3) til en kunde tidligere end 10 dage efter forfaldsdatoen på rykker 1 (eller rykker 2), da forslaget til den nye rykkerskrivelse først kommer med på listen over rykkere der kan sendes, når de 10 dage er gået siden forfaldsdatoen på den forrige rykkerskrivelse.

Sådan kan du undgå at rykke alene for ubetalte rykkere eller små differencer på fakturaer, som ellers er betalt. 

Når du (eller Officebot) opsætter de automatiske rykkerkørsler i instruksarket til Rykker BOT, så kan du benytte indstilling af "bagatelgrænser" til at sikre, at der aldrig udstedes rykkere for forfaldne beløb under den valgte bagatelgrænse (eksempelvis 101 kr., så der ikke udstedes rykkere alene for rykkergebyrer på 100 kr.).

Du kan dog også bruge robotter til, at "rydde op" op i debitorbogholderiet og sikre, at der løbende automatisk bliver ryddet op i både udbetalte rykkere samt små differencer på åbne salgsfakturaer. Til dette formål kan du få opsat henholdsvis TilbageFørRykker BOT og DebitorDiff BOT, som du kan læse mere om ved at trykke på linket til disse to robotter.

Har du brug for overblik over kunder, som ikke betaler efter 3 rykkerskrivelser og en automatisk måde, at sende dem videre til din inkassopartner.

Har du også brug for et automatisk flow, som kontrollerer hvilke kunder der ikke har betalt efter 3 rykkere og orienterer et menneske herom automatisk samt indsamler fakturaer m.v. på de sager, som mennesket godkender, og sender videre pr. e-mail til virksomhedens inkassopartner, så kan du aktivere Inkasso BOT sammen med Rykker BOT. Se mere her: Guide til Inkasso BOT

Hvordan takseres vores brug af denne robot hos Officebot?

Når Rykker BOT aktiveres hos en klient, så takseres dit / jeres timesagsregnskab hos Officebot med 1,00 times fakturerbart arbejde pr. måned for arbejdet udført af robotten hos denne klient.

BEMÆRK:

Brugen af alle robotter i jeres værktøjskasse gøres op i timer / timers fakturerbart arbejde udført af robot pr. måned. Jeres partner abonnement hos Officebot  inkluderer op til og med X-antal timers fakturerbart robotarbejde pr. måned opgjort efter nedenstående standardtaksering.

Hvormeget bør vi selv fakturere vores klient for brugen af denne robot? 

Vi oplever at vores partnere generelt fakturerer deres klienter et honorar svarende til mellem 1,00 og 5,00 timers fakturérbart menneske arbejde pr. måned, for det arbejde, som udføres af en Rykker BOT hos den enkelte klient. 

BEMÆRK:

Vores partnere tager normalt udgangspunkt i, hvor stor opgaven ville have været for en menneskelig ansat, hvis mennesket skulle håndtere rykkerstyringsopgaven hos den enkelte klient (hvorlang tid det på månedsbasis ville tage for et menneske, at løse opgaven i samme interval som robotten løser opgaven / eller hvor lang tid det har taget mennesket på månedsbasis tidligere).

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter. 

Er det vigtigt med den rigtige rækkefølge af rækkerne i fanen “Rykker info”?

Nej, Robotten sorterer rækkerne efter type, når den kører, så den altid tager alle rækker i rækkefølgen: Inkasso, Rykker 3, Rykker 2, Rykker 1, Kontoudtog.