Alt du bør vide om brugen af Google til styring af robotterne

Det er nærmest kun din (og vores) fantasi der sætter begrænsninger for, hvilke mulighederne der er for at automatisere nye opgaver i e-conomic.

Sandheden, som der rent faktisk er i dette påstulat, skyldes i høj grad, at Officebot kombinerer brugen af Google Sheet samt andre værktøjer fra Google med udvikling af robotter, der kan betjene e-conomic på samme måde, som mennesker kan gøre det.

Herudover giver brugen af Google værktøjerne som "database", der benyttes af jeres robotter, en detaljeret kontrol til dig over alt jeres data - udover at du i detaljer kan styre hvem der kan se og gøre hvad, så kan du også med ét klik fjerne Officebots og robotternes adgang til ALT data om jer og jeres klienter.

I det nedenstående kan du læse meget mere om dette samt finde hjælp til, hvordan du bruger Google værktøjerne, når du benytter værktøjskassen med robotter fra Officebot.

Hver sektion herunder indeholder lidt til meget information om emnet og kan hver især udvides samt foldes sammen igen ved hjælp af pilen længst til højre.

Derfor anvendes Google Sheet og Google Drev sammen med robotterne

Robotter er en ressource der kan løse en opgave i et system (ikke et system)

Robotterne er en kunstig ressource, som hjælper bogholdere / mennesker med at løse bogholderiopgaver.

Robotter kan løse opgaver for mennesker, på den måde som opgaverne allerede er tilrettelagt, i det system hvor opgaven i forvejen bliver løst af mennesket (eksempelvis i e-conomic) - UDEN behov for, at der skal opsættes eller implementeres nye systemer i virksomheden!

Det gør robotterne ved at betjene de systemer der allerede er i brug på samme måde, som mennesket betjener systemet.

Selve robotten er altså ikke et system, men en ressource der kan betjene et system der allerede eksisterer på baggrund af instruktioner om hvordan opgaven skal løses.

Google Sheet = ingen begrænsninger for input og output!

Når en robot skal udføre en opgave, så skal robotten bruge indledende datainput / instruktioner til at løse sin opgave som ønsket.

Samtidig kan en robot naturligvis også lære, at præsentere data undervejs eller afslutningsvist, når den løser en opgave.

Det onlinebaserede regneark Google Sheet benyttes af Officebot som kilde (system) til både, at et menneske kan give INPUT til sine robotter, når de skal have instruktioner til en opgave og som OUTPUT system, når en robot skal vise data output fra opgaver den løser.

Ved at benytte et regneark, som Google Sheet til dette formål, så er der ubegrænsede muligheder både i forhold til, hvilke input der kan gives til den enkelte robot og ligeledes ubegrænsede muligheder i forhold til, hvilke output robotten kan levere til mennesket (enten direkte via Google Sheet eller indirekte via de mange integrationer mellem et hav af rapporteringsværktøjer og Google Sheet).

Fuld kontrol til Partner over adgang til data i Google Drev og Google Sheet

Når robotterne arbejder, gemmer de aldrig data i en lokal hukommelse.

Alt data robotten skal bruge til sin opgave henter den i et system (Google Sheet / e-conomic) og alt data output den skal aflevere efter håndtering af en opgave gemmer den ligeledes i et system (e-conomic / Google Sheet).

Alle Google Sheet instruks ark, som anvendes af robotterne er organiseret i en fælles Google Drev mappe, som kun er tilgængelig for Officebot og den enkelte Partner virksomhed.

Officebot opretter disse fælles Google Drev mapper, hvori alle Google Sheet insruks ark er tilgængelige.

Partneren vælger hvilke medarbejdere hos Partneren, som skal have en administrator adgang til den fælles Google Drev mappe.

Administrator brugeren (brugere) hos Partneren kan tildele og fjerne adgang til alle andre. Dette gælder både kollegaer og klienter.

OBS! Herudover har administrator brugeren (brugere) hos Partneren også rettighed til, at fjerne Officebots og robotternes adgang til alle robotternes Google Sheet instruksark samt ALT DATA i den fælles Google Drev mappe.

Fleksible adgangsmuligheder til klienter i Google Sheet

Administrator brugeren (brugere) hos Partneren kan også give klienter adgang direkte til specifikke Google Sheet instruks ark (og fjerne adgangen igen).

Ligeledes kan administrator styre, om kun klienten kun må kunne se og læse data i arket eller om klienten også skal kunne redigere i data.

Databehandlingsmuligheder med Google Sheet

Et Google Sheet er et regneark fuldstændig ligesom en Excel fil er det.

Alt data du modtager fra dine robotter i Google Sheet kan du kopiere, bearbejde osv. inde i Google Sheet, når du har behov for dette.

OG er du mere til databehandling i Excel, så kan du til enhver tid downloade dit Google Sheet og åbne fra Excel lokalt på din egen computer.

Integrationsmuligheder med Google Sheet

Google Sheet er et ekstremt udbredt system på verdensplan og derfor findes der nærmest ubegrænsede integrationsmuligheder mellem Google Sheet og eksterne kilder til input af data eller visualisering af data.

Brug eksempelvis https://zapier.com/ til at forbinde data i jeres Google Sheets med hvad som helst - kun jeres fantasi sætter begrænsningen.

Automatisering af nye opgaver kan udvikles hurtigt

Ved at lære robotterne, at snakke sammen med Google Sheet, som det faste system til at give input til robotter og det faste system, hvor robotter kan aflevere ouput samt ved at benytte Google's mange muligheder generelt for, at styre brugeradgang og datasikkerhed, har vi opnået og sikret, at Officebot kan dedikere alle ressourcer til, at udvikle, vedligeholde og drifte robotter.

Det vil sige at brugen af Google Sheet / Google sikrer, at Officebot kan bevare fokus 100% på selve automatiseringen af opgaverne - og slippe fokus på alt det andet der ligger "rundt om".

Det betyder at udvikling af nye automatiseringer / robotter går hurtigt og at værktøjskassen kan vokse med flere nye robotter hvert år, som automatiserer nye opgaver og skaber værdi for både vores partnere og deres klienter.

Derfor skal du have en gratis Google konto for at få fuldt udbytte

Google har mange muligheder for, at der kan programmeres såkaldte Google Scripts direkte i Google. Med Google Scripts kan vi lave automatiseringer, som foregår inde i selve Googles værktøjer. Eksempelvis opdatering af data på tværs af Google Sheets og meget andet, når en bestemt hændelse sker eller når et menneske ønsker det skal ske (trykker på en "trigger").

Disse muligheder bliver benyttet i vid udstrækning til, at give mennesker (dig) fuld kontrol over jeres robotter hos Officebot og hvornår de skal arbejde.

Google tillader KUN at Google Scripts kan anvendes af brugere, som har en Google konto - derfor skal du have en Google konto, hvis du vil have fuld adgang til alle de muligheder vi giver dig for automatisering.

Herudover har du med en Google konto også mulighed for både, at se og styre hvem der ellers har adgang til alle dine data hos Google.

Det er gratis at oprette en Google konto og du kan benytte din eksisterende e-mail til formålet, så du behøver ingen Gmail for at få en Google konto.

Sådan oprettes en gratis Google konto ved brug af din eksisterende e-mail (uden Gmail)

Se step by step guide til at oprette en bruger her:

Gå til login-siden for Google-konti.
Klik på Opret konto.
Angiv dit navn.
Klik på Brug min nuværende mailadresse i stedet.
Angiv din nuværende mailadresse.
Klik på Næste.
Bekræft din mailadresse med den kode, du modtager på din nuværende mailadresse.
Klik på Bekræft.

Hvis du tidligere har haft adgang til robotternes Google Sheet instruks ark uden en Google konto

Hvis Officebot eller andre allerede har delt Google sheets, drives, docs osv. med din mailadresse, vil du til sidst i processen bliver bedt om at slette din “aktive besøg session". Dette svarer du blot “Ja” til.

Når Google Kontoen er oprettet, skriver du blot til info@officebot.dk og informerer derom, da vi skal give din mailadresse adgang på ny derefter.

Sådan logger du ind i din Google konto på den smarteste måde

Din google konto kan bruges sammen med din foretrukne browser (vi benytter selv, og anbefaler Chrome).

Når du logger ind med din Google konto direkte i Google chrome browseren, så betyder at du allerede er logget ind, når du besøger robotters instruksark i Google Sheets, Google drev mapper osv., som din Google konto har adgang til. Derfor skal du med denne metode aldrig tænke på at taste bruger oplysninger, når du f.eks. ønsker at tilgå et Google Drev.

OBS! Er du derimod ikke logget ind i browseren med din Google konto, og forsøger at tilgå et Google Sheet, som du normalt plejer at kunne åbne uden problemer, vil du blive nægtet adgang og bedt om at logge ind.

Benyttes Chrome browseren er følgende en kort guide i, hvordan du logger ind direkte i browseren med en Google konto.

I øverste højre hjørne af Chrome kan du ved at trykke på ikonet på billedet, se dine aktive Google konti. Er du ikke logget ind på en konto, vil der som på billedet (herunder) i toppen af dropdown menuen stå “Ikke logget ind”.
For at tilføje en konto trykkes der blot på knappen “Tilføj” i bunden af dropdownmenuen, og du kan derved få lov at logge ind.

Når du er logget ind med din Google konto, er man nu klar til at at tilgå og arbejde i vores mapper og Sheets.

Sådan navigerer du rundt i Google Drev

Placeholder

Sådan fungerer jeres "Partnermappe" i Google

Partnermappen er et såkaldt fælles drev hos Google - et fælles drev består af en samling med mapper, Google Sheets og andre filer, som deles mellem jer og dem I ønsker der skal have adgang.

Officebot sørger for at oprette dette fælles drev og tildele jer administrator adgang (I kan tilgengæld altid fjerne Officebots adgang bagefter).

Partnermappen fungerer som jeres navigation, hvor I kan finde overblik over og adgang til alle jeres robotters Google Sheet instruksark.

Partnermapppen består af undermapper (Google drev mapper) samt Google Sheets og andre filer, som er placeret i disse undermapper.

Brugerstyring til partnermappen

Når du er blevet oprettet / tildelt adgang, som administrator af en partnermappe (et Google fælles drev), så har du adgang til ALT der ligger i mappen og fuld kontrol med hvem der har adgang til hvad.

Du kan oprette andre brugere, som administratorer af jeres partnermappe.

Du kan også give brugere specifikke adgange til undermapper - og dermed også alle Google Sheets instruksark og andre filer der ligger i undermappen.

Endelig kan du også give brugere direkte adgang til specifikke Google Sheet instruksark (dette benyttes typisk, når du vil give én klient adgang til, at give inputs til en robot eller se output fra en robot).

Alt i Google Partnermappen har unikke links

Både partnermappen, undermapper, de enkelte robotters Google Sheet instruksark osv. har alle sine egne unikke links leveret af Google.

Det betyder at du kan gemme disse links lige hvor du vil og blive sendt direkte til det ønskede sted, når du benytter dem. Alt har sit eget

til brugergrænsefladen til Officebot. Lavpraktisk er det et Google Drev, som man selv bestemmer, hvem skal have adgang til. Der er herfra man styrer indstillinger til sine BOT's, bestiller nye BOT opsætninger, ser hvilke BOTs' der er aktive hos en, osv. osv.

Sørger man for at gemme linket til sin partnermapper, eller på anden gør sig klart, hvordan man kan tilgå den, så har man på den måde også direkte adgang til alt andet Officebot.

HUSK at hvis partnermappen deles med en mailadresse - så vil indehaveren af denne mail, pågrund af måde hvorpå deling af et Google Drev fungerer på, have adgang til hele mappen og alt underliggende indhold.

Sådan bruger du indhold og finder rundt i jeres "Partnermappe"

På forsiden af fælles drevet / jeres partnermappe findes følgende undermapper:

Mappen "Partneraftale"

indeholder dokumenter relevante for aftalen mellem Officebot og jer selv. F.eks. Officebot's prisstruktur og databehandleraftale.

Mappen "Potentialeanalyse"

indeholder potentialeanalyser fra opstartsmøde eller senere udarbejdet for jer af supportteamet Officebot. Denne analyse kan være relevant at kigge på, hvis du ønsker at se en databaseret overblik over, hvor flere BOT's kunne være relevante at sætte op samt hvilke. Denne analyse kan og vil Officebot gerne lave i en frisk analyse for jer løbende, hvis du ønsker at se et opdateret overblik. Kontakt supporten herom.

Mappen "Kontakt og support"

indeholder kontakt oplysninger og info om supportens normale åbningstider.

Sheet'et "Timesagsoverblik | Automatisk genereret"

er et dynamisk og automatisk opdateret overblik over, hvilke robotter der er aktive hos Officebot. Dvs. kørende BOT's som enten starter selv på et givent tidspunkt, eller som kan startes manuelt.
Overblikkets formål er, at fungere som et hjælpeværktøj for jer, når I skal have opgjort og faktureret arbejde til jeres klienter, som bliver udført af jeres robotter.
Officebots standard timeestimater for hver BOT indsættes automatisk, når en robot aktiveres. Dette estimat er blot et standardestimat, og altså ikke dannet på baggrund af mængde håndteret data, eller antal kørsler. Du har mulighed for selv at justere disse estimater under fanerne "Klient specifikke estimater", og "Egne standard estimater", hvis det skal til for at give et mere retvisende billede af timeforbruget på den enkelt kunde / BOT.

Sheet'et "Bestillingsark"

her indtastes ønsker til nye BOT opsætninger der skal laves for dig af Officebot supportteamet. Hver BOT har sin egen fane i dette Google Sheet, så ønsker du f.eks. en Bankdata BOT, tilgår du fanen "Bankdata BOT" og i første ledige rækker indtastes den nødvendige information (typisk information som klientnavn, aftalenummer, e-conomic bankkontonummer/numre). Husk at give supporten besked, når du har indtastet nye bestillinger i opsætningsarket.

Mappen "BOTs"

indeholder en undermappe til hver enkelt type af BOT. F.eks. indeholder undermappen "Faktura BOT" alle Faktura BOT opsætninger (Google Sheet instruksark) på tværs af alle klienter. Hver opsætning vil være et separat Sheet, hvor det i navnet på Sheet'et tydeligt fremgår, hvilken klient det drejer sig om.

Sådan giver du en bruger adgang til jeres "Partnermappe" (Google Drive fællesdrev)

For at kunne administrere adgange til jeres Google fælles Drev, undermapper og filer, og dermed også kunne dele Drev samt filer med både kollegaer og klienter, skal du selv være tildelt en administrator adgang til det pågældende Google Fælles Drev.

OBS! Hvis du burde have denne type adgang til jeres Google fælles Drev, men stadig støder ind i problemer med at dele adgang til fælles Drev, undermapper og filer, så tøv ikke med at tage fat i os.

Sådan deler du adgang til et fællesdrev:

1. Tilgå fælles drev

2. Tryk på fælles drev (navnet)

3. Tryk på Administrer medlemmer

4. Indtast e-mail på vedkommende, som skal tildeles adgang

5. Vælg herefter type af adgang (Administrator, indholdsadministrator, bidragsyder, kommentator, læser). Typen dikterer, hvilke funktioner brugeren får adgang til.

6. Vælg om personen skal underettes om delingen eller ej (Underrettelsen sker pr. mail i form af en automatisk genereret besked fra Google)

7. Hvis brugeren skal have en tilpasset besked med i underrettelsen, skal denne skrives ind i tekstfeltet.

8. Tryk send

Sådan giver du en bruger adgang til en undermappe

Sådan deler du adgang til et drev / undermappe:

1. Tilgå det drev, som du ønsker at dele

2. Tryk på navn på mappe i toppen af siden (Se første billede)

3. Tryk på "Del", og dernæst igen på "Del".

4. Indtast e-mail på vedkommende, som skal tildeles adgang

5. Vælg herefter type af adgang (indholdsadministrator, bidragsyder, kommentator, læser). Typen dikterer, hvilke funktioner brugeren får adgang til.

6. Vælg om personen skal underrettes om delingen eller ej (Underrettelsen sker pr. mail i form af en automatisk genereret besked fra Google)

7. Hvis brugeren skal have en tilpasset besked med i underrettelsen, skal denne skrives ind i tekstfeltet.

8. Tryk send

Sådan giver du en bruger adgang til en fil (et specifikt Google Sheet ark)

Du kan dele et enkelt Google Sheet og på den måde give en klient adgang til en specifik robot. Ønsker klienten eksempelvis selv at taste fakturalinjer i Faktura BOT, kan vedkommende frit tildeles adgang til det pågældende Faktura BOT instruks ark, uden at vedkommende kan se, hvor arket er placeret henne, hvem der ellers har adgang til arket, og selvfølgelig heller ikke, hvad der ellers ligger af ark osv. i jeres partnermappe.

Sådan deler du adgang til en specifik fil (Google Sheet instruksark).

1. Tilgå Fil

2. Tryk oppe i højre hjørne på knappen “Del”

3. Indtast e-mail på vedkommende, som skal tildeles adgang

4. Vælg herefter type af adgang (Redaktør, bidragsyder, læser). Typen dikterer, hvilke funktioner brugeren får adgang til.

5. Vælg om personen skal underettes om delingen eller ej (Underrettelsen sker pr. mail i form af en automatisk genereret besked fra Google)

6. Hvis brugeren skal have en tilpasset besked med i underrettelsen, skal denne skrives ind i tekstfeltet.

7. Tryk send

Sådan kan I lave jeres egne mapper til hver klient med genveje til alle deres robotter

Struktureringen af instruksark / Google Sheets i mapper ift. hvilken robot de tilhører er ikke fastlåst. Du kan frit organisere arkene så det passer bedst ind i dine arbejdsgange.

Et forslag kunne være at lave mapper til dine klienter, hvor du samler alle sheets som hører til den klient. Det kunne være sheets til Indbetalings BOT, Udbetalings BOT, Rykker BOT, Månedsbalance BOT osv.

Er I flere medarbejder kunne det måske være relevant at oprette en mappe til hver medarbejder, hvor den pågældendes klienter er samlet i én mappe.

Der er helt designfrihed ift. at få lavet en struktur, som passer til jeres arbejdsgange.

For at oprette nye mapper til Sheets skal du igennem følgende steps

Sikre at du er logget ind Chrome med din Google Bruger
Tilgå Google Drev (partnermappe)
Vælg hvor du vil placere dine nye mapper (brug evt. mappen BOTs, eller placer dem yderst i partnermappen)
1. Du skal sikre at brugeren ServiceAccount har adgang til mappen
Højreklik med musen på den valgte placering
1. Vælg "Ny mappe"
2. Navngiv mappen
Flyt de relevante
1. Find de relevante ark i undermapperne til mappen BOTs

Page updated

Report abuse