BankData BOT

Inden man starter robotten

• Bestilling af en bankdata BOT sker gennem bestillingsarket, som findes i partnermappen.

  • når en række i bestillingsarket er udfyldt, vil den påsætte mail i kolonnen "Mail til oprettelse", modtage et link til at forbinde banken med Officebot.

Robotten startes

• Når robotten er aktiveret, tjekker den løbende AIIAs bankdatalog, og vil ved en eventuel ny postering i gangsætte indlæsningen af denne.

  • AIIAs banklog er forsinket i forhold til det, som står i banken med ca. 1 time.

  • Vores bot tjekker to gange om dagen - en gang om morgenen ved 6-tiden, og ved 12-tiden. 

    • Oplever man, at ens bankafstemningsmodul ikke er fuldt ud opdateret. Så kan man bruge knappen "Hent bankdata manuelt" i arket

• Dataen som vores BOT henter fra Aiia tjener 2 formål:

  • Det primære og vigtige formål med Bankdata BOT er, at hente ALT tilgængeligt data om banktransaktioner som deles af banken således, at Indbetalings BOT & Udbetalings BOT kan finde endnu bedre match! Bemærk at robotterne sagtens kan arbejde udelukkende med det bankdata, som robotterne kan se inde i e-conomic via Smartbank forbindelsen - DOG deler bankerne ofte meget ekstra information med Aiia, som ikke er synlig i e-conomics bankafstemningsmodul og derfor kun kan tilgås af Indbetalings BOT og Udbetalings BOT med en direkte bankforbindelse via Bankdata BOT.

  • Det sekundære formål er automatisk indlæsning af bankdata i e-conomics bankafstemningsmodul, så man manuelt slipper for at indlæse kontoudtog. BEMÆRK såfremt Smartbank integrationen er en del af e-conomic abonnementet, så kan denne funktion med fordel deaktiveres således, at det fortsat er e-conomics indbyggede Smartbank modul, som henter bankdata ind i e-conomics bankafstemningsmodul.

Automatisk adgang til bankdata foregår via Aiia 

Officebot anvender ligesom Smartbank / Visma (og alle andre...) Aiia til, at skabe forbindelse til klienternes bankkonti og hente transaktioner herfra automatisk.

Aiia er en smart løsning, men der er nogle begrænsninger, som er vigtige at kende til (disse begrænsninger gælder nemlig også 1:1 for BankData BOT, da denne jo anvender en forbindelse til banken, som er etableret via Aiia).

Aiia's forbindelse til de enkelte bankkonti er ikke permanent, den skal fornys løbende. 

Dette sker typisk fordi banken har opstillet et regelsæt som kræver, at forbindelserne skal bekræftes med MitID i faste intervaller (eksempelvis hver 3. måned). Alle banken har opsat sådanne regelsæt, dog varierer interval for obligatorisk fornyelse af forbindelsen fra bank til bank, hvor nogle kan kræve fornyelse hver måned, så kan der være andre, som kun kræver det hver 6. måned.

Aiia mister dog også forbindelsen indimellem af andre årsager end den obligatoriske fornyelse. Dette sker normalt fordi noget omkring den enkelte bankkonto har forandret sig hos banken rent "teknisk". Det kan være stamdata om bankkontoen, som bliver opdateret i bankens system eller bankens IT afdeling, som har lavet en ændring. Sådanne hændelser forårsager normalt, at Aiia mister forbindelsen til banken.

Ekstra detaljer omkring banktransaktioner kan kun synkroniseres, når Aiia har live adgang til banken.

Når BankData BOT (Aiia) forbinder til en bankkonto, så kan banktransaktioner hentes fra banken op til 2 år bagud i tid. Dog er der en begrænsning, som er vigtig at kende til. Det er nemlig KUN muligt for Aiia, at hente ekstra detaljer om de enkelte transaktioner (som eksempelvis original valuta, meddelelser fra afsender osv.), hvis Aiia havde adgang til bankkontoen på det tidspunkt, hvor transaktionen fandt sted. Af den årsag kan Aiia og dermed Bankdata BOT ikke hente denne slags ekstra detaljer om banktransaktioner, som fandt sted før forbindelsen til banken via Aiia blev etableret.

BEMÆRK | VIGTIGT    

Indbetalings BOT og Udbetalings BOT har mulighed for, at anvende ekstra detaljer om banktransaktioner, når disse robotter skal matche indbetalingen / udbetalingen med den rigtige åbne post / den rigtige konto. Dette er en opsætningsmulighed i henholdsvis Indbetalings BOT og Udbetalings BOT instruksark.

Derfor er det ekstremt vigtigt, at du / I sørger for, at genetablere mistede bankforbindelser omgående hos de klienter, hvor jeres Indbetalings BOT / Udbetalings BOT bruger detaljerne til sin opgave. For det er ikke muligt for Aiia / BankData BOT, at hente ekstra detaljer om banktransaktioner, der opstår i de timer / dage, hvor der ikke er en aktiv forbindelse til banken via Aiia.  

Du / I bør indstille, at BankData BOT indlæser bankdata i e-conomic til, at foregå med én dags forsinkelse (ekstra detaljer omkring banktransaktioner kan nemlig kun synkroniseres hver 24 time)

Aiia kan hente generel information om nye transaktioner med 6 timers mellemrum. Det vil sige følgende data kan Aiia modtage hver 6 time:

• Beløb

• Valuta (den valuta transaktionen originalt er oprettet i)

• Beløb i DKK / valuta bankkonto føres i.

• Dato

• Tekst

• Saldo på bankkonto

• Type (bankoverførsel, hævning, kreditkort betaling, direct debit, peer-to-peer m.m.) 

Bankerne deler derimod kun ekstra detaljer med Aiia, om de enkelte banktransaktioner, med præcis 24 timers mellemrum. Bemærk iøvrigt at det kan være forskelligt, hvilke detaljer de enkelte banker deler med Aiia. Detaljer er eksempelvis nedenstående informationer, når de findes vedrørende de enkelte transaktion (modtages som beskrevet kun én gang i døgnet):

• Vekselkurs

• Meddelelse

• Destination på udbetalinger fra bankkontoen:

  • Kontooplysninger

  • Navn

  • Adresse

• Reference / transaktionsnummer kreditkort.

• Kilde til indbetalinger på bankkontoen:

  • Informationer om kreditkort (navn på kortholder, udløbsdato, første fire og sidste fire cifre i kortnummer).

  • Kontooplysninger (Iban / Bban osv.).

  • Adresse

  • Navn

Forskellen mellem hvorofte ekstra detaljer til transaktioner kan synkroniseres (hver 24. time) kontra selve transaktion uden detaljer (hver 6. time) betyder, at hvis de automatisk synkroniserede banktransaktioner "bruges" til indlæsning i e-conomics bankafstemningsmodul og / eller til berigelse af Indbetalings BOT samt Udbetalings BOT med ekstra detaljer omkring banktransaktioner, som en vigtig del af match processen, så er der en risiko for, at de ekstra detaljer endnu ikke er modtaget og dermed ikke kommer med, hvis data indlæses i e-conomic for tidligt (eller bruges af Indbetalings BOT / Udbetalings BOT for tidligt).

Vi anbefaler derfor at indstille BankData BOT til, at indlæse nye banktransaktioner i e-conomic med én dags forsinkelse (det vil sige i dag indlæses transaktioner til og med i går). På den måde sikres det, at Aiia og dermed BankData BOT har modtaget alle eventuelle ekstra detaljer omkring de enkelte transaktioner.

Ved at indstille BankData BOT til at indlæse bankdata i e-conomic bankafstemningsmodul med én dags forsinkelse minimerer du også risikoen for, at der indlæses dubletter af samme banktransaktion i e-conomic (jvf. nedenstående).      

Aiia modtager indimellem de samme transkationer fra banken mere end én gang | sådan sikrer BankData BOT at der ikke kommer dubletter ind i e-conomic (samme banktransaktion mere end én gang) 

Aiia henter nye banktransaktioner fra banken flere gange dagligt. Indimellem forekommer det, at banken ændrer informationer omkring en transaktion efter Aiia allerede har hentet denne transaktion.

Når dette sker, så ændrer Aiia status på den første version af banktransaktionen, som allerede er hentet tidligere til "slettet". Derefter henter Aiia den opdaterede transaktion og opretter denne igen, som en helt "ny" banktransaktion med et nyt ID. 

Denne praksis hos Aiia (som ikke kan ændres) kan i nogle sjældne tilfælde skabe problemer med dubletter i e-conomic. Problemet med dubletter opstår, hvis den første version af banktransaktionen allerede er blevet indlæst i e-conomic - hvor Aiia efterfølgende ændrer status til "slettet" hos Aiia, som efterfølgende opretter en helt ny version af samme banktransaktion med et helt nyt ID.

Derfor anbefaler Officbot, at du indstiller BankData BOT til, at indlæse alle banktransaktioner i e-conomic med én dags forsinkelse. På denne måde undgås det, at transaktioner som ændrer status til "slettet" hos Aiia når, at blive indlæst til behandling i e-conomic bankafstemningsmodul.  

BEMÆRK

Der kan dog godt komme dubletter af de samme banktransaktioner ind i e-conomic alligevel. Vi ser dette ske, når der i en e-conomic aftale bliver indlæst data i "Bankafstemingsmodulet" fra mere end én kilde. Eksempelvis fra både Smartbank og Bankdata BOT samtidigt på den samme bankkonto eller af både et menneske og en robot.

VIGTIGT | FOREBYG DUBLETTER! | Brug samme e-mail til samme bankkonto ALTID

Det ekstremt vigtigt, at bankforbindelsen til Aiia altid etableres ved hjælp af den samme e-mail adresse. 

Aiia ændrer nemlig banktransaktionernes ID, når de sender dem til modtager (i dette tilfælde Officebot), hvis der er blevet forbundet til den samme bankkonto med brug af to forskellige e-mail adresser. 

Det vil sige at én og samme banktransaktion kan i såfald risikere, at blive oprettet to gange, da den har fået to forskellige ID'er af Aiia og derfor datamæssigt ser ud til, at være to forskellige banktransaktioner.

Dette bliver dog kun et potentielt problem, hvis du har forbundet til den samme bankkonto med to forskellige e-mail adresser OG samtidig bedt Bankdata BOT om at hente bankdata fra en dato, som der allerede tidligere er hentet bankdata fra (hvor der var forbundet til banken via Aiia ved brug af en anden e-mail adresse). 

Genetabler forbindelser på vegne af jeres klienter | Aftal med jeres klienter, at I får et login til deres netbank 

Vi anbefaler dig / jer som regnskabsvirksomhed, at lave en aftale med jeres klient, hvor I som minimum har kiggeadgang til deres netbank via jeres MitID, så du / I selv kan genetablere forbindelser til netbanken, når Aiia (og dermed Bankdata BOT, Smartbank m.fl.) mister forbindelsen.

TIP: 

Når du selv etablerer bankforbindelser via Aiia på vegne af dine klienter, så lav en bruger hos Aiia, som er bundet op på din e-mail adresse.

Når du efterfølgende logger ind for at fony bankforbindelser til bankkonti via Aiia med denne e-mail adresse, så bliver du præsenteret for ALLE de bankkonti, som du tidligere har etableret adgang til via din bruger (e-mail). Det vil sige hvis du har brugt samme e-mail hos flere klienter, så kan du se og vælge mellem alle klienternes bankkonto.

Du kan bruge et "COWBOY TRICK", så du får én bruger hos Aiia pr. klient, hvor du vil skabe og senere forny bankforbindelser. Dette gør du ved, at gøre din e-mail unik for hver klient, når du opretter dig hos Aiia. 

E-mail fungerer nemlig teknisk sådan, at hvis du skriver dine e-mail initialer og tilføjer et "+" inden "@", så vil alt du skriver fra "+" og hen til "@" blive ignoreret, når der sendes e-mails til dig. 

Det vil sige du kan få en brugerkonto i et system, som er koblet op på din e-mail til at være unik, når du opretter dig, men du modtager stadig alle e-mail der sendes på din rigtige e-mail konto (bruger du Outlook skal du opsætte den valgte e-mail som en alias konto for at kunne modtage e-mails på den).

Eksempelvis:

Har du en klient i e-conomic, som har klientaftale nr. 1234567, så opret dig som bruger hos Aiia med følgende e-mail: dineintialer+1234567@ditdomæne.dk

Din bruger er nu unik hos Aiia og kun bundet sammen med de bankkonti, som du har skabt adgang til via login med denne unikke bruger - og når der sendes e-mails til dig fra Aiia og Officebot, så lander det stadigvæk i indbakken tilhørende: dineintialer@ditdomæne.dk  

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter. 

Kontakt Officebot Support for at etablere en ny forbindelse.