InkassoForslag BOT

Robotten startes og opgaven kommer i kø

• Robotten starter automatisk på de fastsatte tidspunkter under “Kørsel indstillinger” (se opsætningsguide for mere info).

• Ønsker du ikke at robotten starter automatisk på faste tidspunkter, så kan du deaktiver den automatiske kørsel og i stedet starte den manuelt inde i robottens instruksark fra den røde knap "Start rykkerflow nu", når du ønsker den skal arbejde.

  • BEMÆRK: Robotten kan også startes manuelt direkte fra det særskilte Google Sheet, hvori robotten præsenterer nye rykkerforslag til godkendelse (se opsætningsguide). Her bruges knappen "Hent nye inkasso forslag".

• Når robotten er startet, så kan du, uanset om det er  en kørsel på faste tidspunkter eller en kørsel du manuelt har startet, se en besked i feltet "Robot status" inde i robottens instruksark, hvor der står "Venter på robot".

• Opgaven kommer i KØ på serveren, hvorfra robotten arbejder. Robotten starter op på selve opgaven, så snart opgaverne der er foran i køen er slut. 

• Hvis mange opgaver er sat i kø på samme tid, så kan der gå nogle timer med status "Venter på robot" før opgaven går igang .

• Oftest er køen dog kort og robotten starter på opgaven indenfor få minutter. 

Robotten kører og løser opgaven

• Efter køen, kører robotten på vores server, hvorfra den logger ind i e-conomic og påbegynder håndtering af opgaven.

• Indimellem oplever robotten, at e-conomic er nede, svarer langsomt eller lignende, som forhindrer den i at løse sin opgave. Når dette sker, så forsøger robotten automatisk, at starte sig selv igen indtil den bliver færdig med sin opgave.

• Hvis der i robottens opsætninger er indtastet oplysninger, som ikke eksisterer i e-conomic, eksempelvis kundenumre eller betalingsbetingelser der ikke findes, så vil robotten afbryde opgaven og sende en mail til dig med besked om, at disse ting skal rettes til i opsætningen i robottens instruksark (se opsætningsguide).

  • Du kan i såfald rette disse indtastninger i robottens instruksark og manuelt starte robotten igen med det samme.   

• Når robotten har undersøgt, hvilke kunder der skal have rykkerskrivelser, så sender den en e-mail til den / de ønskede modtagere (se opsætningsguide) med et overblik over / forslag til hvilke rykkere der kan sendes.

• Når et menneske har godkendt de ønskede rykkerskrivelser og trykket på knappen "Send rykkere", så starter robotten op igen, logger ind i e-conomic og sender de godkendte rykkere afsted udfra de givne instrukser den har fået til, hvordan rykkerne skal laves (se opsætningsguide).

• Du modtager en statusmail ved endt kørsel, hvis denne funktion er tilvalgt (se opsætningsguide). I statusmailen kan du se hvem robotten har sendt rykkere til samt hvilken type rykker dette drejede sig om (1,2 eller 3). OBS! Robotten sender naturligvis kun de rykkere, som mennesket har godkendt undervejs. 

Opgaven startes i e-conomic

• Efter køen, kører robotten på Officebots server, hvorfra den logger ind i e-conomic og påbegynder håndtering af opgaven.

• Indimellem oplever robotten, at e-conomic er nede, svarer langsomt eller lignende, som forhindrer den i at løse sin opgave. Når dette sker, så forsøger robotten automatisk, at starte sig selv igen og bliver ved med dette indtil den bliver færdig med sin opgave.

Den valgte rykkerproces gennemføres først

• InkassoForslag BOT kan aktiveres særskilt og med det samme direkte fra arket med InkassoForslag. Normalt er den dog sat op til at køre automatisk i forlængelse af den normale rykkerprocedure. 

• Det vil sige hvad enten I har valgt, at der skal køre fuldautomatisk udsendelse af nye rykkerskrivelser (via Rykker BOT) eller automatisk udsendelse, dog med menneskelig godkendelse først (via RykkerForslag BOT), så starter InkassoForslag BOT først op, når udsendelsen af nye rykkerskrivelser er afsluttet.

Oprettelse og godkendelse af nye forslag til inkassosager

• Robotten undersøger hvilke kunder der allerede tidligere har fået tilsendt 3 rykkerskrivelser fra e-conomic og derfor kommer med på listen "Inkasso" i rykkermodulet i e-conomic.

• Denne liste sammenligner robotten med sin egen log over, hvilke sager der eventuelt allerede i tidligere kørsler er blevet markeret med godkendt af det menneske, som modtager inkassoforslagene løbende (og som dermed allerede er fremsendt til en inkassopartner). Disse frasorteres naturligvis, så de ikke bliver foreslået til oprettelse igen.

• Når robotten har undersøgt, hvilke kunder og ubetalte fakturaer der burde blive / kan sendes videre til inkasso p.t., så sender den en e-mail til den / de ønskede modtagere (se opsætningsguide) med et overblik over / forslag til hvilke inkassosager der kan samles sammen og sendes videre til oprettelse hos den ønskede inkassopartner.

• Når et menneske har godkendt de ønskede inkassoforslag og trykket på knappen "Opret godkendte sager", så starter robotten op igen, logger ind i e-conomic og samler alle fakturaer, rykker og kundestamdata sammen omkring de godkendte sager. Bemærk at godkender kan tilføje kommentarer til sagerne i arket, hvor sagerne godkendes.

• Til sidst genererer robotten en e-mail med alt materialet vedhæftet, alle eventuelle kommentarer til sagerne samt en opsummering af posterne i hver sag og en beskrivelse af hvem både kreditor og debitor er i hver sag (stamdata). Denne e-mail kan robotten lavet, som én samlet e-mail med alle sager eller som én e-mail pr. sag.

  • TIP: Bogholder kan i stedet for inkassopartner indsætte sin egen e-mail, som modtager af den e-mail. Således kan bogholder nå at tilføje eventuelle supplerende bemærkninger til sagerne i e-mailen og derefter sende den videre til den inkassopartner der samarbejdes med.

Hvordan takseres vores brug af denne robot hos Officebot?

Når Inkasso BOT aktiveres hos en klient, så takseres dit / jeres timesagsregnskab hos Officebot med 0,50 times fakturerbart arbejde pr. måned for arbejdet udført af robotten hos denne klient.

BEMÆRK:

Brugen af alle robotter i jeres værktøjskasse gøres op i timer / timers fakturerbart arbejde udført af robot pr. måned. Jeres partner abonnement hos Officebot  inkluderer op til og med X-antal timers fakturerbart robotarbejde pr. måned opgjort efter nedenstående standardtaksering.

Hvormeget bør vi selv fakturere vores klient for brugen af denne robot? 

Vi oplever at vores partnere generelt fakturerer deres klienter et honorar svarende til mellem 0,50 og 2,00 timers fakturérbart menneske arbejde pr. måned, for det arbejde, som udføres af en Inkasso BOT hos den enkelte klient. 

BEMÆRK:

Vores partnere tager normalt udgangspunkt i, hvor stor opgaven ville have været for en menneskelig ansat, hvis mennesket skulle sende sin klient et overblik over tilgodehavender hos kunder, som kunne / burde sendes til inkasso samt på ønskede sager samle materiale sammen fra e-conomic og sende dette til inkassopartner (hvorlang tid det på månedsbasis ville tage for et menneske, at løse opgaven i samme interval som robotten løser opgaven / eller hvor lang tid det har taget mennesket på månedsbasis tidligere).

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

 På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter.