Faktura BOT

Robotten startes

• Robotten kan kun startes manuelt, og det sker ved at sætte et checkmark i boksen ud for “Klik check for at køre robot” i fanen "Settings". Der går ca. 30 sekunder før dette registreres af robotten.

• Tjek indstillinger i fanen "Settings", før du starter robotten. 

  • F.eks. celle B3 "Saml nye fakturalinjer til samme kunde på én fakturakladde.". Er denne indstilling valgt til, vil robotten forsøge at samle fakturalinjer på en enkelt faktura hvis muligt. Hvis indstillingen er valgt fra, vil hver fakturalinje på sin egen faktura.

  • F.eks. celle B5 "Bogfør og send nye fakturakladder.". Vælges til, hvis man ønsker at robotten skal bogføre og sende fakturaer, så snart de er dannet. Hvis indstillingen er valgt fra, vil robotten blot lave fakturakladder.

• Sørg for at indsætte ønskede fakturasæt i fanen "Nye linjer til fakturering".

  • Hver række i dette ark repræsenterer en fakturalinje, og hver kolonne repræsenterer et felt i fakturamodulet i E-conomic.

  • I kolonne P "Datavalidering" vil man i de rækker, som robotten ikke kan danne en fakturalinje på få en fejlbesked. Det kan f.eks. være, hvis man har glemt et kundenummer, eller hvis det indtastede varenummer ikke eksisterer i E-conomic aftalen.

• Opgaven kommer i KØ på serveren, hvorfra robotten arbejder. Hvis mange opgaver er sat i kø på samme tid, så kan der gå op til 30 minutter før opgaven startes.

• Kørslen sættes i kø på serverne. Køens længde afhænger af, hvor mange andre Faktura BOT’s der er sat til kørsel.

Robotten kører:

• • Efter køen tager det ca. et minut for den at logge ind og navigere til Faktura modulet i E-conomic. I dette trin henter den samtidig kunde-, varer-, betalingsbetingelser- og afdelingslister til brug for validering af rækker.

  • Efter opstart bruger robotten ca. 15 sekunder på validering

    1. og derefter ca. 15 sekund pr. faktura og 10 sekunder pr. linje på faktura.

  • dvs. tidsestimat for kørsel på f.eks. 20 rækker fordelt på 6 fakturaer, vil se ud som følger.

• Kø - ukendt

• Start/navigering til Faktura modul = 1 minut

• Validering = 15 sekunder

• Opret 6 fakturaer = 1 minut og 30 sekunder

• Opret 20 linjer = 2 minutter og 20 sekunder

I alt = 5 minutter og 5 sekunder + tid i kø 

Robotten kører og løser opgaven

Opgaven startes i E-conomic

• Robotten starter med at validerer, at alle rækker i fanen "Nye linjer til fakturering ", er korrekte (som beskrevet ovenfor). Herefter påbegynder den på første faktura, og danner herefter en faktura af gangen.

• Følg med i kørslen, ved at kigge direkte i fakturakladden i E-conomic aftalen, eller ved at kigge i fanen "Nye linjer til fakturering", hvor robotten efter hver færdiggjort faktura, vil fjerne fakturalinjer som er brugt til pågældende faktura. Fakturasættet vil altså blive mindre og mindre, til der til sidst ikke er flere linjer.

Præsentation af resultat

• Efter endt kørsel vil man i fakturakladden kunne se det fulde fakturasæt, medmindre de er bogført. Robotten har også en log i fanen "Fakturerede linjer", hvor man kan se alle linjer fra fakturasættet sorteret efter hvilken faktura, de er placeret på.

Kommer snart

Hvordan takseres vores brug af denne robot hos Officebot?

Når Faktura BOT aktiveres hos en klient, så takseres dit / jeres timesagsregnskab hos Officebot med 1,00 times fakturerbart arbejde pr. måned for arbejdet udført af robotten hos denne klient.

BEMÆRK:

Brugen af alle robotter i jeres værktøjskasse gøres op i timer / timers fakturerbart arbejde udført af robot pr. måned. Jeres partner abonnement hos Officebot  inkluderer op til og med X-antal timers fakturerbart robotarbejde pr. måned opgjort efter nedenstående standardtaksering.

Hvormeget bør vi selv fakturere vores klient for brugen af denne robot? 

Vi oplever at vores partnere generelt fakturerer deres klienter et honorar svarende til mellem 1,00 og 10,00 timers fakturérbart menneske arbejde pr. måned, for det arbejde, som udføres af en Faktura BOT hos den enkelte klient (vi oplever at denne opgave varierer meget i omfang). 

BEMÆRK:

Vores partnere tager normalt udgangspunkt i, hvor stor opgaven ville have været for en menneskelig ansat, hvis mennesket skulle håndtere opgaven med manuel oprettelse af salgsfakturaer hos den enkelte klient (hvorlang tid det på månedsbasis ville tage for et menneske, at løse opgaven i samme interval som robotten løser opgaven / eller hvor lang tid det har taget mennesket på månedsbasis tidligere).

Hvordan bestilles en ny opsætning af denne robot?

På siden Generel FAQ kan du læse nærmere omkring praksis for bestilling, når du / I ønsker opsætning af nye robotter. 

Kan robotten køre, hvis jeg opretter flere faner i arket til eget brug?

Ja, robotten bruger kun fanerne “Settings”, “Nye linjer til fakturering”, og “Fakturerede linjer”. Alle andre faner ignorerer den.

Kan man have blanke linjer i fanen “Nye linjer til fakturering” mellem rækker med data?

Ja, robotten ignorerer blanke rækker i datasættet. 

Kan man angive flere modtagerer i status mail feltet?

Ja, E-mailadresser skal blot adskilles med et “,” i feltet. F.eks: